- Mục đích
- Hướng dẫn này lập ra để thực hiện các bước khi phát sinh quấy rối tại nơi làm việc, bảo vệ môi trường làm việc an toàn, yên tâm cho nhân viên.
- Tiếp nhận xử lý khi có quấy rối xảy ra
- Phòng Hành chính nhân sự là nơi tiếp nhận tất cả các ý kiến liên quan đến quấy rối trong công ty thông qua “ Hòm thư góp ý” Form ý kiến nhân viên sẽ thêm nội dung liên quan đến quấy rối
- Nhân viên ghi nội dung liên quan đến quấy rồi cần ghi rõ họ tên để dễ dàng xác nhận thông tin trao đổi.
- Sau khi Tổng Giám Đốc hoặc Giám Đốc nhà máy lấy ý kiến từ hòm thư góp ý (khi có).
- Phòng Hành chính sẽ dịch nội dung ý kiến quấy rối ngay lập tức và báo cáo lên Ban Giám Đốc.
- Căn cứ vào nội dung ghi liên quan đến quấy rối Ban Giám đốc cùng phòng hành chính nhân sự sẽ đưa ra cách thức xử lý cho từng trường hợp.
- Toàn bộ thông tin liên quan đến quấy rối mà nhân viên đưa ra sẽ được đảm bảo giữ bí mật tuyệt đối. Không công bố danh tính của người đưa nội dung liên quan đến quấy rối, không công khai ý kiến dán lên bảng tin công ty.
- Quy trình giải quyết khiếu nại, tố cáo
- Quy trình giải quyết
- Người lao động gửi đơn khiếu nại/ tố cáo qua các kênh được phổ biến trong công ty như: hòm thư góp ý, email của người muốn gửi đơn đến hoặc số hotline hoặc trao đổi trực tiếp với người phụ trách phòng Hành chính – Nhân sự ngay khi sự việc xảy ra.
- Trong thời hạn 05 ngày kể từ nhày nhận được thông tin khiếu nại/ tố cáo, người phụ trách được chỉ định tiếp nhận sẽ tiến hành điều tra xác minh thông tin.
- Trong vòng 03 ngày kể từ ngày có kết quả điều tra, xác minh, Ban lãnh đạo Công ty sẽ quyết định hình thức xử lý không chính thức như hòa giải, trung gian, tư vấn hoặc xử lý kỷ luật theo trình tự xử lý kỷ luật lao động.
2. Bất kể công nhân viên nào đang làm việc trong công ty nếu nhận thấy mình đang là nạn nhân của quấy rối tình dục, ngay lập tức phải báo cho phòng Hành chính – Nhân sự.
3 .Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm báo cáo Ban lãnh đạo đồng thời điều tra, xác minh hoặc giám sát điều tra, xác minh về hành vi được cho là quấy rối tình dục.
4. Nếu quản lý hoặc trưởng bộ phận hoặc người có liên quan khác chứng kiến hoặc được thông báo hoặc có ly do hợp lý nghi ngờ xảy ra quấy rối tình dục phải ngay lập tức báo cáo sự việc cho phòng Hành chính – Nhân sự bắt đầu tiến hành một cuộc điều tra, xác minh nhanh chóng, kịp thời. Trường hợp người quản lý hoặc trưởng bộ phận hoặc người có liên quan khác chứng kiến không báo cáo sự việc cho phòng Hành chính – Nhân sự, sẽ bị xem là cố tình che giấu, bao che, là vi phạm quy định và bị kỷ luật.
5. Nếu lời tố cáo, khiếu nại được xác định có căn cứ rõ ràng, công ty sẽ thực hiện các biện pháp, hình thức xử ý, yêu cầu bồi thường, khắc phục hậu quả một cách nhanh chóng để chấm dứt hành vi không được mong muốn này.
6. Nếu hành vi tố cáo, khiếu nại quấy rồi tình dục sai sự thật người tố cáo, khiếu nại sẽ bị xử lý kỷ luật lao động theo quy định.
4. Hình thức xử lý khiếu nại, tố cáo trong phòng, chống quấy rối tình dục
- Hình thức xử lý không chính thức được áp dụng cụ thể như sau:
- Hình thức xử lý không chính thức bao gồm hòa giả, trung gian, tư vấn hay một hình thức tích hợp khác như thảo luận để giải quyết khiến nại/ tố cáo.
- Hình thức xử lý không chính thức được áp dụng khi:
- Các bên liên quan có khả năng vẫn duy trì được mối quan hệ công việc.
- Sự việc có đặc điểm ít nghiêm trọng và người khiếu nại/ tố cáo muốn dừng lại.
- Người khiếu nại/ tố cáo muốn tự mình xử lý trường hợp của mình nhưng mong muốn có được sự tư vấn về cách giải quyết phù hợp.
- Người khiếu nại/ tố cáo đề nghị phòng Hành chính – Nhân sự thay mặt để nói chuyện với người bị cho là thực hiện hành vi quấy rối.
c. Cách thức thực hiện
- Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ thông tin kín mối quan ngại của người khiếu nại/ tố cáo, nhắc lại quy định của công ty về vấn đề quấy rối tình dục vợi người bị cho là thực hiện hành vi quấy rối mà không đánh giá bản chất vụ việc.
- Khi lời khiếu nại/ tố cáo được đưa ra, người bị cho là thực hiện hành vi quấy rối đã thừa nhận hành vi thì không cần thiết để tiến hành điều tra, xác minh thêm về khiếu nại được giải quyết thông qua hòa giải hoặc dựa trên đề nghị của người thực hiện hành vi quấy rối.
- Khi cả hai bên đồng ý, hình thức xử lý không chính thức có thể được sử dụng ở bất cứ thời điểm nào trong quá trình giải quyết khiếu nại/ tố cáo.
- Nếu khiếu nại/ tố cáo chống lại người thực hiện nhiệm vụ điều tra, xác minh (ở đây là phòng hành chính – Nhân sự) thì cần thiết phải có một tổ chức độc lập cử người từ bên ngoài công ty của công ty đảm trách xử lý.
2 .Hình thức xử lý chính thức
- Nếu hình thức xử lý không chính thức hoặc không mang lại kết qủa kết thỏa đáng hoặc vụ việc đó mang tính chất nghiêm trọng hoặc hành vi vẫn tiếp diễn thì phòng Hành chính – Nhân sự sẽ áp dụng hình thức xử lý chính thức.
- Trong trường hợp điều tra chính thức, cần có đơn trình bày bằng văn bản và do người khiếu nại/ tố cáo ký tên.
- Đại diện NLĐ tại công ty cũng có thể nộp đơn khiếu nại/ tố cáo thay mặt một hoặc nhiều người lao động.
- Việc giải quyết khiếu nại/ tố cáo chính thức luôn được xử lý bởi phòng Hành chính – Nhân sự. Nếu khiếu nại/ tố cáo chống lại phòng Hành chính – Nhân sự hay người phụ trách xác minh, điều tra vụ việc thì Ban giám đốc sẽ chỉ định bên thứ 3 độc lập ngoài phòng Hành chính – Nhân sự đảm trách xử lý.
- Phòng Hành chính – Nhân sự hoặc người được chỉ định sẽ gửi bản sao đơn khiếu nại/ tố cáo cho người được cho là thực hiện hành vi quấy rối và được quyền giải trình trước khi điều tra, xác minh.
- Trường hợp có căn cứ xác thực về hành vi vi phạm, phòng Hành chính – Nhân sự tiến hành xử lý kỷ luật và bồi thường theo quy định.
